Ustawa o ochronie sygnalistów: Jak wdrożyć przepisy i zapewnić zgodność działań organizacji z wymogami prawnymi?

Wdrożenie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928) (dalej: „Ustawa”) jest obecnie jednym z najważniejszych wyzwań dla wielu organizacji w Polsce. Przepisy wyżej wymienionej ustawy nakładają na przedsiębiorców szereg obowiązków, które mają na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości w danej organizacji. Aby uniknąć ryzyka sankcji, poszczególne firmy muszą opracować i wdrożyć odpowiednie procedury oraz regulaminy. Jak się do tego przygotować?

W artykule omówimy kluczowe kroki oraz przykładowe rozwiązania, w tym regulamin zgłaszania nieprawidłowości.

Kim są sygnaliści?

Sygnalista to osoba, która informuje o naruszeniach prawa lub nieprawidłowościach w organizacji, z którymi miała styczność w związku z wykonywaną pracą lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy lub usług. Ustawa nakłada na pracodawców obowiązek wdrożenia procedur, które zapewnią anonimowość i bezpieczeństwo takich osób, chroniąc je przed ewentualnymi działaniami odwetowymi ze strony pracodawców lub współpracowników.

Obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy

Wdrażając Ustawę, każda organizacja musi spełnić szereg wymogów prawnych. Najważniejsze z nich obejmują:

Ustanowienie kanałów zgłaszania nieprawidłowości – Zgodnie z art. 26 Ustawy, organizacja musi zapewnić co najmniej dwa sposoby zgłaszania naruszeń: pisemnie lub ustnie. Pisemne zgłoszenie może być dokonane drogą elektroniczną, np. przez e-mail lub dedykowaną platformę, natomiast zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych środków komunikacji elektronicznej, takich jak nagrywana linia telefoniczna. Zgłoszenie ustne musi być dokumentowane – za zgodą sygnalisty – w formie nagrania rozmowy lub dokładnej transkrypcji, co ma umożliwić późniejsze wyszukanie i weryfikację danego zgłoszenia.
Opracowanie procedur rozpatrywania zgłoszeń – Pracodawca powinien określić, kto będzie odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń, jakie będą kroki weryfikacyjne oraz jakie terminy zostaną ustalone na odpowiedź jaka powinna zostać udzielona sygnaliście.
Zabezpieczenie tożsamości sygnalisty – Ustawa wymaga ochrony danych sygnalistów oraz zachowania ich anonimowości, jeśli tego sobie życzą.
Szkolenia pracowników – Ważnym elementem wdrażania przepisów jest przeprowadzenie szkoleń dla pracowników, aby każdy z nich wiedział, jak zgłaszać nieprawidłowości i jakie są prawa i obowiązki w tym zakresie.

Jak wdrożyć przepisy o ochronie sygnalistów?

Proces wdrażania Ustawy powinien być starannie zaplanowany i zorganizowany. Wymaga on kilku kluczowych kroków:

Analiza ryzyka – Przede wszystkim należy przeprowadzić analizę ryzyka, która wskaże obszary w organizacji, w których najczęściej mogą wystąpić nieprawidłowości. Warto także zidentyfikować, które działy i funkcje w firmie wymagają szczególnej uwagi.
Stworzenie procedur zgłaszania naruszeń – Na podstawie analizy ryzyka należy opracować szczegółowe procedury zgłaszania i weryfikowania nieprawidłowości. Ważne, aby procedury były transparentne i dostępne dla wszystkich pracowników.
Powołanie odpowiedniej osoby lub jednostki do przyjmowania zgłoszeń – Organizacja musi wyznaczyć osobę lub komórkę/komitet, która będzie odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń i ich weryfikację. Może to być dział compliance, kancelaria prawna lub niezależna jednostka zewnętrzna.
Przygotowanie regulaminu zgłaszania nieprawidłowości – Każda organizacja powinna opracować wewnętrzny regulamin, który określi zasady zgłaszania nieprawidłowości. Regulamin ten powinien zawierać m.in.:
- Informacje o dostępnych kanałach zgłaszania naruszeń (e-mail, piśmie, dedykowana linia telefoniczna, platforma online),
- Zasady ochrony tożsamości sygnalisty,
- Procedury postępowania po otrzymaniu zgłoszenia,
- Terminy rozpatrzenia zgłoszenia i poinformowania sygnalisty o wynikach postępowania,
- Sankcje za fałszywe zgłoszenia,
- Zasady współpracy firmy z sygnalistą odnośnie weryfikacji zgłoszenia.

Przykładowy fragment regulaminu mógłby wyglądać następująco:

Regulamin zgłaszania nieprawidłowości w [Nazwa Organizacji]

Cel regulaminu: Regulamin określa zasady zgłaszania przez pracowników i współpracowników naruszeń prawa oraz innych nieprawidłowości, które mają miejsce w [Nazwa Organizacji].
Kanały zgłaszania nieprawidłowości: Zgłoszenia można dokonywać anonimowo lub imiennie poprzez:

E-mail: [adres e-mail],
Telefon: [numer telefonu],
Pisemnie: [fizyczny adres do doręczeń]
Formularz online: [adres strony].

Ochrona tożsamości sygnalisty: [Nazwa Organizacji] zobowiązuje się do zachowania anonimowości sygnalisty, chyba że wyrazi on zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Procedura postępowania po zgłoszeniu: Po otrzymaniu zgłoszenia zostanie ono zweryfikowane przez wyznaczoną osobę w ustalonym terminie. Sygnalista otrzyma informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub – jeśli potwierdzenie nie zostało przekazane – w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia. Informacja zwrotna zostanie dostarczona, o ile sygnalista podał adres kontaktowy, na który ma być ona przesłana.
Monitorowanie i aktualizacja procedur – Po wdrożeniu procedur konieczne jest ich bieżące monitorowanie oraz aktualizacja w razie potrzeby. Organizacja powinna regularnie sprawdzać, czy system działa efektywnie i czy pracownicy są świadomi dostępnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości.

Podsumowanie

Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów w organizacji to proces, który wymaga odpowiedniego planowania i zaangażowania. Opracowanie regulaminu zgłaszania nieprawidłowości, przeszkolenie pracowników oraz wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za weryfikację zgłoszeń to kluczowe elementy, które zapewnią zgodność działań organizacji z wymogami prawnymi. Warto pamiętać, że skuteczne wdrożenie przepisów nie tylko chroni sygnalistów, ale również przyczynia się do zwiększenia przejrzystości i etyczności funkcjonowania całej organizacji.

radca prawny Karol Kokoszkiewicz